Techniques de modération : méthodes pour des réunions plus réussies (2023)

La modération est une tâche essentielle, c'est la condition la plus importante du succès des réunions. Modérer ne signifie rien d'autre que diriger. En bref : les compétences de modération sont essentielles pour diriger des réunions. L’importance de cela devient particulièrement évidente étant donné que les réunions sont l’outil de gestion le plus fréquemment utilisé.

La facilitation consiste à s'adapter à la nature hautement sociale d'une réunion. Cela signifie que les gens sont au centre de nos préoccupations. Après tout, une session est un rassemblement d’individus qui souhaitent atteindre ensemble un objectif spécifique. Il est donc important de développer sa sensibilité et d’utiliser différentes techniques de modération adaptées à la situation.

Ceux qui sont chargés de modérer les réunions sont confrontés à un certain nombre de défis : pratiquement personne n'a appris à modérer avec succès des réunions. Les conseils qui peuvent être utilisés pour rendre les réunions productives, agréables et aussi efficaces que possible sont d’autant plus précieux. Dans cet article, vous apprendrez quelles tâches appartiennent à la modération d'une réunion, quelles sont les techniques de modération et comment une réunion finit par devenir un succès.

Trois phases pour réussir : les tâches du modérateur

Une chose est sûre : la modération de réunion consiste à combiner de nombreuses tâches. Il faut donc une bonne intuition, mais aussi une approche extrêmement structurée : un modérateur doit clairement prendre les devants, capter les participants et les emporter - après tout, une réunion se nourrit d'interactions et d'échanges fructueux. Il en va de même pour les formesEmpathieune compétence clé. En d'autres termes : le modérateur doit se mettre à la place des participants, enregistrer ce qui se passe dans la salle (virtuelle) et y réagir de manière appropriée.

Cependant, une modération réussie ne se limite pas à la réunion elle-même. Nous distinguons trois phases :

• Pré-réunion (préparation)
• En réunion (exécution)
• Après la réunion (suivi)

Dans les trois phases, le modérateur doit être présent, surveiller activement et avoir une idée de la dynamique et des besoins des participants. Pour une gestion de réunion productive et une prise de décision efficace, nous devons toujours le vivreCulture de réunionavoir à l'esprit.

Pré-réunion : une question d’organisation

La modération des réunions commence par la sélection des participants, une tâche souvent sous-estimée. Il s’agit d’évaluer quelle participation est réellement nécessaire et qui peut apporter une contribution significative à la réunion. On court vite le risque d’inviter trop de monde à une réunion. Une exigence très frappante vient du fondateur d’Amazon, Jeff Bezos :Règle des deux pizzasprécise que chaque réunion doit être limitée à un groupe de personnes pouvant se remplir de deux pizzas (huit à douze personnes). Dans la plupart des cas, il est judicieux d'avoir encore moins de participants, par exemple six personnes peuvent discuter entre elles de manière ciblée. En outre, la sélection des participants dépend de la capacité de la personne concernée à apporter une contribution significative. La taille dépend toujours du type de réunion.

Les points suivants sont également importants dans cette phase :

• la création d'un système structuréOrdre du jouravec des objectifs clairement définis
• collecter et diffuser des informations pertinentes
• la ligne decommunication asynchrone

En réunion : mettre en œuvre le bon esprit et la bonne concentration

Avec la mise en œuvre, nous arrivons à la tâche principale d'un modérateur, qui est très étroitement liée à laPréparation de réunionles soutiens. Par exemple, il n'est possible de modérer avec succès une réunion que si un ordre du jour pertinent - formulé si possible sous forme de questions - présent. Il est difficile de transformer un ordre du jour non pertinent en une bonne réunion.

Il s’agit en outre de créer une atmosphère positive et orientée vers les solutions, d’éviter les spirales négatives et d’inciter les participants à participer activement à la réunion. Joue dans le sens d’une coopération productivesécurité psychologiqueun rôle souvent sous-estimé.

Enfin, c'est aussi un enjeu centraldynamique de groupemaintenir les discussions sur le cap et ne pas les laisser aller à sens unique : un bon modérateur doit avoir le courage de couper court aux discussions et d'autre part d'impliquer et de responsabiliser les personnes qui n'ont pas suffisamment leur mot à dire, comme les introvertis.

C'est l'objectif :

• début ponctuel et fin ponctuelle
• la réalisation des objectifs grâce à une coopération constructive
• la formulation et la répartition des tâches nécessaires
• le lancement d'unprocessus décisionnel efficace
• prise en charge de la journalisation des sessions

Post-réunion : le rôle du suivi

Après la réunion, le vrai travail commence. Après tout, les objectifs convenus doivent également être atteints. Pour le modérateur de la réunion, cela signifie que les tâches doivent être communiquées et attribuées. Si les objectifs atteints ont été efficacement atteints, l’accent est désormais mis sur les actions à mener.

De plus, cela dépend decomptes rendus des réunionscompléter et diffuser. C’est inestimable, surtout en vue des prochaines réunions.

En plus de cela, il y aRetourdemandé : Seulement avec l'aide des commentaires des participants et d'unrétrospective fonctionnelleparvient à s’améliorer et à travailler encore plus efficacement en vue des prochaines sessions.

Techniques de facilitation : Comment augmenter les performances de vos réunions

Une fois les tâches de base impliquées dans l’animation d’une réunion clarifiées, nous pouvons passer aux techniques d’animation individuelles.

Les différents rôles dans la modération des réunions

Tout d'abord, il est important de reconnaître qu'un modérateur dispose d'un grand nombre deroulerprend. Il agit également comme :

• Organisateur (sauf indication contraire)
• médiateur
• Motivateur
• Communicateur

Contexte : Dans l’ensemble, le rôle du modérateur présente de nombreux parallèles avec la présidence d’une réunion, mais ne correspond pas à celui-ci. Dans certains cas, une autre personne dirige la réunion – formellement – ​​notamment lorsqu'un modérateur externe est utilisé.

Définition : C'est ce que nous entendons par techniques de modération

Les techniques de modération sont des méthodes permettant de mener des réunions efficacement. En tant que support important, ils aident les modérateurs à permettre des conversations et des discussions productives.

Un facteur important est la réunion respectiveêtre inclusifet inclure tous les participants de manière égale dans le dialogue. Les principaux objectifs sont de créer une atmosphère positive, de répartir les parts de parole le plus équitablement possible et de désamorcer d'éventuels conflits.

Quelles sont les techniques de modération ?

Un modérateur dispose d’un certain nombre de techniques pour rendre les réunions plus productives et créatives et conduire à des résultats clairs. Il faut distinguer les techniques de modération du début, de la réunion elle-même et de la fin.

La forme de la réunion respective – sur site, hybride ou numérique – est également une caractéristique importante : dans les réunions en ligne, par exemple, les questions brise-glace et les questions d'enregistrement jouent un rôle important dans la création d'une atmosphère de discussion adéquate. Àréunions hybridesil s’agit de plus en plus d’accorder une considération égale à tous les participants.

Exemples : techniques de modération pour commencer

Un bienCommencéSe lancer dans une réunion peut vite s’avérer difficile. Pour briser la glace et engager une interaction rapidement et agréablement, il n'est pas nécessaire que ce soit trop administratif à ce stade. Une introduction détendue est recommandée, avec laquelle les participants se sentent aussi à l'aise que possible et l'accent est mis sur la session.

Nous présentons ci-dessous quelques exemples de techniques de modération pour vous aider à démarrer :

• Question brise-glace ou enregistrement : voici legestion des réunionsaux participants une courte question à laquelle ils répondent à tour de rôle. Il s’agit généralement des attentes de la réunion. Cependant, la question n'a pas nécessairement quelque chose à voir avec la réunion elle-même : par exemple, vous pouvez également poser des questions sur votre livre préféré, votre film préféré ou des expériences passionnantes.
• Baromètre d'humeur : un baromètre d'humeur offre non seulement aux participants une bonne occasion de se sentir entendus, mais donne également au modérateur de précieuses impressions sur l'atmosphère dans la salle (virtuelle). Une échelle simple – par exemple de 1 à 10 – donne une idée rapide de l'état émotionnel général et individuel des personnes impliquées. Si l'ambiance est trop négative, le modérateur doit d'abord se concentrer sur la démonstration d'empathie et agir avec sensibilité, puis améliorer l'ambiance autant que possible.
• Exercices de remise en forme : Cette technique d’animation est assez peu orthodoxe, mais peut s’avérer efficace dans de nombreux cas. Il existe de nombreux petits exercices qui peuvent également être merveilleusement mis en œuvre dans le contexte du bureau. Grâce à cela, la vigilance augmente, les petites activités sportives augmentant également la capacité de concentration. Par exemple, quelques courts exercices de yoga ont un effet très bénéfique.
• Tour de lampe de poche : En lien avec les thèmes de la réunion, chaque participant peut partager brièvement ses propres attentes et ressentis. De cette manière, chacun se sent immédiatement impliqué et peut donner son avis sans que celui-ci soit immédiatement discuté.
• Techniques pour faire connaissance et présentation de soi : Si les participants à une réunion ne se connaissent pas encore, des techniques pour faire connaissance, comme des présentations de soi en quelques mots concis, des entretiens de couples, des profils ou une matrice de connaissance est recommandée.
• Pondération des domaines thématiques : la modération des réunions implique une bonne organisation et le respect du calendrier. Néanmoins, tous les domaines ne peuvent pas toujours être mis en œuvre de la même manière, d’autant plus que de nombreux sujets sont à l’ordre du jour et qu’une pondération est nécessaire. Ici, vous pouvez obtenir de l'aide en élaborant le processus et le calendrier avec les participants. Vous devez vous en tenir à l'ordre du jour avec les points de l'ordre du jour, mais la pondération temporelle et l'ordre peuvent être modifiés. Si l'ordre du jour est formulé en questions, il est encore plus facile à pondérer : les questions auxquelles il est urgent de répondre ont la plus haute priorité.
  

Dans tous les cas, au début d’une réunion, il est important de créer une atmosphère harmonieuse dans laquelle chaque participant peut se sentir à l’aise.

Exemples : Techniques de facilitation pour la réunion elle-même

Une fois le départ pris et, espérons-le, la glace brisée, les tâches du modérateur sont de poursuivre la discussion, d'impliquer tout le monde aussi équitablement que possible dans la conversation et de maintenir ou de créer un cadre productif.

Il est ici important de pouvoir évaluer correctement les situations et d'avoir le courage d'intervenir à un stade précoce en cas de problème ou de digression dans le dialogue.

Voici quelques exemples de techniques de modération :

• Réflexion: Même si cela semble un peu trivial, le brainstorming reste un bon moyen de développer de nouvelles idées ou d'évaluer et finalement d'améliorer des processus existants. En même temps, vous activez la créativité des participants avec cette méthode et incluez également des personnes potentiellement réservées ou introverties dans la discussion. Il existe une variété de concepts de brainstorming, allant des simples appels aux groupes de sujets, pour lesquels les participants notent leurs idées dans des mots-clés. Lors des réunions en ligne, l'utilisation de tableaux blancs numériques est un bon moyen de développer les solutions les plus créatives et les mieux documentées possibles.
• Écriture cérébrale: Parfois, il est judicieux d'inclure des méthodes non conventionnelles comme le silence. Cela peut contrecarrer les blocages de productivité et le faible engagement des individus lors d'une réunion. Le brainwriting est une alternative efficace au brainstorming : ici, les participants écrivent silencieusement leurs pensées sur papier avant qu'elles ne soient discutées en séance plénière. Il y a une discussion significative à avoir ici. L’idée sous-jacente est que des résultats plus nombreux et meilleurs résultent de l’élaboration silencieuse d’idées : lorsque chacun réfléchit par lui-même, des approches apparaissent également qui pourraient être supprimées lors d’une séance de brainstorming collective.¹
• Brain stomping : Cette méthode est assez similaire au brainwriting et constitue également une alternative au brainstorming classique : tous les participants reçoivent des fiches et un stylo. Le groupe se lève sur une musique motivante, se déplace dans la pièce et – sans parler – écrit exactement une idée par carte. Chaque carte est placée face visible sur une table afin que tous les participants puissent la voir. De cette manière, il existe des incitations importantes pour que les concepts s'appuient les uns sur les autres et profitent les uns des autres – de plus en plus de nouvelles idées sont créées.
• Créer des nuages ​​de mots : Il existe de nombreuses façons numériques de créer facilement des nuages ​​de mots. Ceux-ci conviennent à la collecte efficace de nouvelles idées et approches, au développement conjoint de solutions ou à la définition précise d’un problème spécifique.
• Question en un point : Cette technique de modération est bien adaptée pour évaluer spontanément les mesures à discuter. De cette façon, l’importance peut être rapidement évaluée. Par exemple, le modérateur présente plusieurs options sur un tableau blanc ou un tableau à feuilles mobiles. À l'aide d'un point collant, les participants les pèsent avant que le modérateur ne réponde par des questions. Pour les réunions virtuelles, cette méthode peut également être mise en œuvre rapidement et facilement par voie numérique.
• Question multipoints : Comme son nom l’indique, chaque participant dispose de plusieurs points adhésifs. Cette technique de modération des réunions est particulièrement adaptée pour déterminer et pondérer les priorités. Étant donné que les participants peuvent attribuer plusieurs points à une option, les sélections respectives peuvent avoir plus de poids.
• Requête de cartes : Le principe ici est simple : le modérateur pose une question et les participants écrivent chacun une réponse courte sur une carte. Toutes les cartes sont ensuite rassemblées – bien visibles – sur un tableau d’affichage. Ensuite, tous les participants peuvent discuter des points.
• Technique Metaplan : Cette technique de modération est adaptée pour rendre visibles les liens et pour structurer ou prioriser les processus. En principe, il s'agit d'une extension de la requête par carte : le modérateur demande aux participants des idées, des suggestions et des sujets par acclamation ou par carte. Ensuite chacun les explique et les met en relation avec les démarches des autres participants. Les structures deviennent ainsi visibles et les approches peuvent également être évaluées à l'aide de points adhésifs.
  

Dans l’ensemble, il est essentiel d’emmener les participants avec soi, de faire preuve d’empathie et de pouvoir évaluer correctement les situations. L’objectif de la modération des réunions est la participation active et pas seulement la participation passive des personnes présentes.

Exemples : Techniques d'animation de fin de session

Vous trouverez ici trois exemples de techniques de modération à la fin :

• Consolider les résultats : C’est un rôle clé pour des réunions réussies. Parce qu’en fin de compte, il devrait y avoir des résultats. Il va sans dire que le procès-verbal de la réunion doit être rédigé puis transmis. Il s'agit également de récapituler les événements d'une réunion à la fin. Si un modérateur résume brièvement les résultats, ils se solidifient et les prochaines étapes deviennent plus prometteuses. En cas de contradictions, il convient de se demander s'il convient de reprendre brièvement la discussion.
• organisez un court quiz : le contenu de la réunion doit être établi dans la mesure du possible. La meilleure façon d'y parvenir est de manière ludique : lorsque les participants se mesurent dans un court quiz, leur attention et leur interactivité sont élevées. Un quiz peut être organisé notamment sous forme numérique. À mesure que vous attribuez des points pour des réponses correctes et rapides et que vous couronnez finalement un gagnant, l'esprit de compétition et de plaisir augmente.
• Créer des enquêtes : celles-ci sont utiles à de nombreuses fins, notamment lors des réunions numériques. Il peut s’agir par exemple de recueillir des avis, de récapituler des contenus ou encore d’identifier un éventuel besoin de clarification. Grâce à des enquêtes courtes et concises, les participants se sentent non seulement entendus, mais des aspects importants peuvent également être sécurisés et, si nécessaire, repris ultérieurement.
• Dites merci : un « merci » fait partie d’une réunion – ce simple geste peut faire beaucoup de chemin. Vous devez faire attention aux phrases. Un remerciement authentique et honnête vaut bien plus qu’un simple « Merci pour votre attention ».
• Transmettre de bons sentiments : Il y a de grands avantages lorsque la fin d’une réunion est associée au succès ou à quelque chose de positif. De cette façon, les participants quittent la réunion avec un bon sentiment. Il est donc important dans cette phase de mettre au premier plan ce qui a été réalisé et de le reconnaître.
• Demander des commentaires : nous avons tous besoin de commentaires pour nous améliorer sur le long terme et grandir en tant que modérateur. Il est donc essentiel que les réunions établissent des boucles de rétroaction. Cela fonctionne comme une technique de modération, par exemple en demandant au responsable de la réunion un bref retour d'information à la fin de la session respective. Il est encore plus efficace de partager un formulaire de commentaires (idéalement anonyme) comportant trois à cinq questions de modération de la réunion. De cette manière, les évaluations sont plus fondées, honnêtes et archivables.

Conclusion : une affaire personnelle

Nous avons vu que les réunions – l’outil de gestion le plus fréquemment utilisé – prospèrent grâce à une modération réussie. Si vous souhaitez diriger des équipes avec succès, vous devez avoir au moins quelques connaissances dans ce domaine. Lorsque les réunions ont un caractère hautement social, l'accent est mis sur l'évaluation correcte des humeurs et des situations.

Dans l’ensemble, vous ne créez pas une réunion réussie en cochant simplement des éléments d’une liste. Mais quelques conseils utiles aident énormément à modérer enfin les réunions avec succès. En ce sens, il n’existe pas non plus de guide ultime pour faciliter les réunions. Au lieu de cela, vous devez connaître les techniques de facilitation utiles et les utiliser si nécessaire. L'accent est toujours mis sur l'utilisation efficace des effets de synergie : l'ensemble doit pouvoir contribuer davantage que la somme de ses parties. En d’autres termes : une réunion doit être productive et le temps des participants doit être précieux.

Comme l’a dit un jour la légende des arts martiaux Bruce Lee, les réunions s’appliquent également : « Acceptez ce qui est utile. Laissez de côté ce qui est inutile. Et ajoutez ce qui vous appartient. » Par conséquent, il s'agit de prendre des connaissances éprouvées, de les filtrer des informations inutiles et de développer un style personnel basé sur celles-ci. C'est ainsi que les domaines du leadership et de la modération vivent du charisme et de l'exemple d'un certain esprit. Quiconque parvient à le faire a déjà beaucoup gagné.

¹« La science surprenante des réunions : comment mener votre équipe vers des performances optimales », Steven G. Rogelberg, 2019.